내용증명 작성요령

내용증명 작성요령

 

 

내용증명 발송방법은?

 

* 내용증명을 작성할 때에는 특별한 형식이나 서식이 필요하지 않다. 보통 A4용지, 또는 편지지에 작성하면 된다.

* 그렇게 작성된 내용증명서를 복사해서 3통을 만들어서 우체국에 제출을 하면 된다.

* 우체국에서는 서신의 끝에다 ‘내용증명우편으로 제출하였다는 것을 증명한다’는 도장을 찍는다. 그런 후에, 1통은 우체국에 보관하고 1통은 상대방에게 발송하며, 다른 1통은 마치 영수증과 같이 내용증명을 제출하는 사람(발송인)에게 반환해 준다.

* 우체국에 보관한 1통은 우체국에서 2년간 보관한다.

* 내용증명을 제출한 후 2년 이내에 내용증명을 분실하였을 경우에는 우체국에 가서 내용증명 등본의 교부를 요청할 수 있다. 단 내용증명 등본의 교부는 본인만이 신청할 수 있다.

* 내용증명을 발송할 때는 반드시 등기우편으로 발송하여야 한다. 그렇지 아니할 경우에는 상대방에게 내용증명을 보내 것과 내용증명이 상대방에게 도착했음을 입증할 수 없다.

 

내용증명 작성요령

 

* 내용증명 작성내용은 간결하고 명료하게 요점만을 기재해야 한다. 만약, 훗날 소송을 대비한 내용증명이라면 더욱 그렇다.

* 내용증명은 소송에 있어서 승패를 가리는 결정적인 증거가 되는 수가 있다. 내용증명의 효용성과 잠재성을 미리 염두에 두고 그 문안을 신중히 생각하여 기재하는 것이 매우 중요하다.

 

1. 내용증명의 의의

 

* 내용증명 그 자체는 직접적으로 법적효력을 가지지 않는다. 그렇지만 분쟁이 발생 할 때에는 상대방(수취인)에게 어떤 내용을 보냈는지 증명하는 공신력 있는 문서가 된다. 그럼으로써 상대방에게 발송인의 권리와 이익보호를 위해 최선의 노력을 다했다는 사실을 입증할 수 있다.

* 일반적인 내용증명은 대부분은 ‘최고장’형태로 보내게 되는데 대부분 소송이전 단계로써 이용가치가 높다.

* 채권자가 내용증명을 보낼 때는 대부분 일정한 기간(채권자 등이 지정한 기간 등)내에 채무변제(또는 이행)를 하지 않는 상황에서 변제를 촉구하는 내용증명이 많다.

* 반대로 채무자가 채무내용에 대한 이의제기를 내용증명으로 보내는 경우에는 채무변제(또는 이행)지체 등 효력이 발생함으로써, 채권자 등이 채권 권리행사에 많은 제한을 받게 된다.

 

2. 내용증명 발송의 목적

 

* 내용증명 발송목적은 대부분 ‘증거보전의 필요, 또는 상대방(채무자 등)에게 심리적 압박감’을 주어 채무변제(또는 이행)를 실천하게 하는 것이다.

* 또 한편으로는 어떠한 사실들(계약해제 등)을 정확하게 알리는 목적이 있을 수 있다.

 

증거보전의 경우

 

* 내용증명 그 자체로서는 직접적인 법률효력이 발생하지 않는다.

* 그러나 어떠한 내용에 대하여 변제(또는 이행)등을 독촉한 사실증거확보에 아주 유용하다. * 실례로, 채권소멸시효에 앞서서 시효를 중단시킬 필요가 있을 때에는 내용증명으로 채권최고를 한 후 6월 이내에 소송(법적절차를 진행시킴)을 제기하는 경우가 많다. 그렇게 소송을 함으로써 채권시효 중단효과가 발생하게 된다. 이때 그 채권최고를 증명할 수 있는 방법으로 내용증명발송이 아주 유용한 방법 가운데 하나이다.

 

상대방(채무자 등)에게 심리적 압박을 주어 그 이행을 실현하게 하는 경우

 

* 채무자 등이 차일피일 변제(이행)를 미루는 경우 내용증명을 통하여 소송비용액의 부담 등 기타 손실과 불이익을 초래할 수 있음을 상기시킬 수 있다.

* 그럼으로써 채무자 등으로 하여금 그 채무 등의 변제(이행)를 실행하도록 촉구할 수 있다.

 

계약해제(해지) 등 통보의 경우

 

* 계약당사자 가운데 한쪽의 계약불이행으로 계약을 해제하고자 할 때나, 기타 사기와 불법 등 인하여 계약을 취소하고자 할 경우에는 분쟁을 방지하는 차원에서 확실한 증거를 남길 필요가 있다. 이를 위하여 필요한 증거확보 차원에서 내용증명을 발송하는 것이 바람직하다.

 

기 타

 

* 이밖에도 어떤 일의 내용, 사건 등을 확실히 하기 위해서도 내용증명우편으로 증거를 마련해 둘 필요가 있다.

 

3. 내용증명 발송 전 유의점

 

* 내용증명은 위에서 설명한 바와 같이 여러 가지 이점이 있는 반면, 때로는 부작용을 일으키기도 한다.

* 만약, 채무자 등이 채무 등을 변제(또는 이행)하고자 노력하는 중임에도 불구하고 독촉장이나 최고서(내용증명)를 발송하면, 상대방(채무자 등)은 변제(또는 이행)를 중단하고 소송을 대비하게 될 것이다. 따라서 내용증명발송 그 차체가 상대방(채무자 등)의 변제(이행)를 곤란하게 만들거나, 변제(또는 이행)능력이 전혀 없는 사람에게 내용증명발송 등은 의미 없는 일이다. 도리어 상대방의 반감을 불러일으키는 소지가 있으므로 모든 사정과 형편을 신중히 고려하여 내용증명의 발송 여부를 결정하여야 한다.

* 또 한편 내용증명서상의 내용이 과격하거나 불법적이거나 권리남용에 해당하지 않도록 신중하게 작성하여야 할 것이다.

 

4. 기재요령

 

* 내용증명의 기재형식에는 특별한 규정이 없고 제목도 최고서나 통고서 등 어떠한 제목을 선택하여 기재하여도 좋다.

* 다만, 그 내용에 있어서는 6하 원칙에 맞추어 상대방에게 전달하고자 하는 내용을 간단·명료하게 기재해야 한다.

* 발송자의 권리와 이익의 침해 및 상대방의 불이행 사실을 빠뜨리지 말고 지적해야 한다. 왜냐하면 훗날 분쟁이 발생할 때 내용증명발송이 중요한 증거로써 소송의 승패에 상당한 영향을 미칠 수 있기 때문이다.

 

5. 발송방법

 

* 내용증명서는 3통을 작성하여(원본복사) 가까운 우체국 접수창구에 제출하고, 내용증명 우편이라는 사실을 알려주면 우체국에서 ‘내용증명우편 확인’ 직인을 찍어 처리해 준다.

* 또한 내용증명 문건이 2개(또는 2매) 이상일 경우에는 이 문건들을 합해서 발송인의 인장 등을 찍어야(날인 또는 간인) 한다.

 

내용증명서 작성요령

 

1) A4용지를 기준으로 가급적 육하원칙에 따라 전달하고자 하는 내용을 알기 쉽게 작성.(컴퓨터 작업도 가능, 이면지나 뒷면에 낙서 있는 종이 등은 사용불가)

2) 내용증명서 상단 또는 하단 여백에 반드시 보내는 사람과 받는 사람의 주소성명을 기재하여야 함.

3) 작성된 내용증명서는 총 3부가 필요함.(받는 사람에게 발송할 것 1부, 보내는 사람 보관용 1부, 접수우체국 보관용 1부)

4) 내용증명서 내용 안에 기재된 보내는 사람, 받는 사람과 동일하게 우편발송용 편지봉투 1매를 작성.

5) 한번 작성된 내용증명은 작성한 사람이라 할지라도 마음대로 고치거나 지울 수 없다. 처음부터 다시 작성하거나, 부득이 수정이 필요할 경우에는 반드시 내용증명서 난외여백에 그 사실을 기재하고 보내는 사람의 도장을 날인하여야 한다. (화이트, 수정액등 사용불가)

............................................오천만원....................

예시) 귀하께서 차용하신 일금 (사천만원)을......................4자정정 (인)

 

내용증명서 작성 예시

 

내 용 증 명 서 / 최고서 또는 통고서

 

받는 사람:

서울시 00구

홍길동 귀하

 

보내는 사람:

서울시 00구

장길산

 

(쓰시고자 하는 내용을 쓰세요)

 

0000년 00월 00일

 

위 발송인 장길산 (인)

 

 

봉투작성 예시

 

보내는 사람

서울시 00구

장길산

 

받는 사람

서울시 00구

00회사대표 홍길동(귀하)

 

내용증명서 접수 시 필요서류

 

* 내용증명서 3부 / 우편발송용 봉투 / 수수료

* 신분증 및 도장 : 내용증명 접수과정에서 경우에 따라 신분증과 도장이 필요한 경우가 있을 수 있다.(내용증명 접수는 본인이 아니어도 가능)​